Contratación pública y privada: claves para que tus proyectos sean viables antes de empezar – gutec

Introducción

La contratación, tanto en el ámbito público como en el privado, atraviesa una transformación que exige rigor técnico, trazabilidad, transparencia y orientación a resultados. Los proyectos que se diseñan desde la viabilidad —y no solo desde la aspiración técnica— logran una ejecución más predecible, una evaluación más favorable y un cierre con valor comprobable. La oportunidad para las organizaciones consiste en anticipar riesgos, costes totales de propiedad (TCO), restricciones regulatorias, financiación y gobernanza, antes de redactar el primer pliego o propuesta. El coste de re-trabajo en compras complejas supera el 15% del presupuesto en promedio; un diseño viable puede reducirlo a la mitad.

El objetivo de este contenido es proporcionar un método práctico y medible para maximizar la elegibilidad, la competitividad y la rentabilidad de proyectos de contratación. Se integran marcos de cumplimiento, ingeniería de valor, gestión de riesgos, criterios ESG, prerrequisitos técnicos, plantillas de documentación y KPIs orientados a la adjudicación y a la ejecución. La propuesta de valor se articula en decisiones informadas: qué comprar, cómo describirlo, con qué criterios evaluarlo, quién es elegible y cómo se verificará el desempeño de extremo a extremo.

Visión, valores y propuesta

Enfoque en resultados y medición

La visión combina cumplimiento normativo y performance de negocio. La contratación debe garantizar economía, eficacia y eficiencia a través de criterios objetivos y verificables. La misión es elevar la tasa de éxito de proyectos reduciendo incertidumbre previa, clarificando alcances y asegurando competencia efectiva. En entornos públicos, esto implica concurrencia, transparencia y prevención de conflictos de interés; en entornos privados, implica gobernanza, ROI y resiliencia en la cadena de suministro. La medición se soporta en indicadores de impacto a corto y largo plazo, conectando adjudicación con resultados de servicio.

El sistema de métricas establece tres niveles: viabilidad previa, competitividad en la adjudicación y desempeño en la ejecución. La viabilidad previa se mide con la completitud del expediente técnico y la madurez del caso de negocio (economía de ciclo de vida, análisis de alternativas, riesgos y mitigaciones). La competitividad se evalúa con el grado de participación válida, la dispersión de precios respecto al estimado, el tiempo de los hitos (RFI/RFP/clarificaciones), el porcentaje de ofertas conformes y la correlación entre los criterios cualitativos y el VFM (Value for Money). En la ejecución, los KPIs pivotan sobre OTD (On-Time Delivery), calidad (conformidad técnica y NPS de usuarios), control del cambio y variaciones de costo.

• Gobernanza y transparencia: decisiones trazables y criterios publicados que aseguran igualdad de trato y mejor relación calidad-precio.
• Economía de ciclo de vida: evaluación de TCO, fiabilidad, mantenibilidad y coste de cambio, no solo precio de compra.
• Gestión de riesgos y continuidad: integración de análisis de riesgos, compliance, seguridad de la información y planes de contingencia.

Servicios, perfiles y rendimiento

Portafolio y perfiles profesionales

Un portafolio de contratación robusto alinea categorías de gasto, complejidad y criticidad del servicio con la estrategia organizativa. Se recomienda segmentar por familias (por ejemplo, tecnología, obra civil, servicios profesionales, suministros críticos), definiendo catálogos técnicos y marcos de especificación que prevengan la sobredimensionamiento, el lock-in tecnológico y los sobrecostes. Las categorías deben integrar requisitos ESG, seguridad, ciberconformidad y mantenimiento, incorporando criterios funcionales y de desempeño (outputs/outcomes) en lugar de especificaciones excesivamente prescriptivas cuando proceda.

Los perfiles clave incluyen: responsable de compras estratégicas, analista de datos de gasto, especialista en contratación pública, jurídico de contratos, líder de proyecto, ingeniero de costos, auditor de calidad, oficial de cumplimiento y gestor de riesgos. En concursos complejos, la presencia de un PMO de contratación asegura alineación entre requisitos funcionales, cronograma y disponibilidad presupuestaria. Para sectores regulados, se añade un responsable de seguridad y privacidad, y un experto en evaluación de impacto (técnico y legal).

Rendimiento esperado: reducción de tiempos de ciclo en un 20–40%, incremento de la participación válida en un 30–60%, dispersión de precios controlada (<15% del estimado), tasa de reclamaciones bajo umbral (<2% de eventos), y mejoras de NPS de usuarios finales (>8 puntos) al final del primer año de implementación del sistema.

Proceso operativo

1. Planeación y caso de negocio: definición del problema, análisis de demanda, línea base de costos, análisis de alternativas, riesgos y criterios de éxito.
2. Mercado y abastecimiento: RFI/market sounding, mapeo de proveedores, benchmarking de precios, disponibilidad de soluciones y barreras de entrada.
3. Estrategia de contratación: modalidad (abierto, restringido, acuerdo marco, subasta, negociación), lotes, calendario y reglas de participación.
4. Especificaciones y criterios: redacción técnica basada en desempeño, criterios de evaluación ponderados y requisitos de cumplimiento (legales y ESG).
5. Publicación y gestión de preguntas: calendario, foro de aclaraciones, adendas controladas y registro público de cambios.
6. Evaluación y adjudicación: comité evaluador, matrices de valoración, diligencia debida, verificación de solvencia y resolución motivada.
7. Formalización y gobierno del contrato: KPIs, cláusulas de desempeño, gestión de cambios, penalidades/incentivos y plan de cierre.

Cuadros y ejemplos

Los objetivos tácticos de un proceso de contratación deben plasmarse en un cuadro de mando operativo que conecte indicadores con acciones concretas. Un buen diseño reduce la fricción evaluadora y orienta el esfuerzo de los equipos hacia lo que realmente impacta en la adjudicación y en la ejecución contractual. A continuación, un ejemplo minimalista de relación objetivo–indicadores–acciones–resultados que puede adaptarse a cada categoría de gasto.

Ejemplo: en un concurso de servicios gestionados de TI, la inclusión de pruebas de concepto controladas (PoC) y métricas de desempeño (SLA/OLA) vinculadas a incentivos y penalidades reduce controversias de interpretación y favorece una transición sin interrupciones. En obra, el uso de metodologías BIM y descomposición WBS nivel 3–4 mejora la precisión de mediciones y la trazabilidad de cambios.

Representación, campañas y/o producción

Desarrollo profesional y gestión

La representación en compras estratégicas combina funciones de PMO, asesoría jurídica y comunicación técnica. Antes de cualquier campaña de licitación, conviene realizar un sondeo de mercado con neutralidad, identificar posibles barreras competitivas (marcas implícitas, especificaciones cerradas, requisitos de solvencia desproporcionados) y preparar documentación que favorezca la concurrencia sin sacrificar calidad. El equilibrio entre apertura y control técnico se logra con especificaciones basadas en desempeño y con requisitos de elegibilidad calibrados a la criticidad del servicio.

En contratación privada, la fase de “sourcing” se beneficia de catálogos normalizados, acuerdos marco y e-auctions para categorías comoditizadas. En proyectos complejos, las negociaciones deben estructurarse con criterios predefinidos y límites de concesión, manteniendo trazabilidad y cumplimiento regulatorio (anticorrupción, competencia, confidencialidad). La figura del “category manager” asegura continuidad de aprendizaje: se capitalizan lecciones aprendidas, curvas de experiencia y datos de desempeño para futuras rondas.

• Neutralidad competitiva: evitar especificaciones con marca y favorecer equivalencias técnicamente demostrables.
• Riesgo compartido: contratos con hitos, retenciones y garantías que alineen incentivos y mitiguen exposición.
• Transparencia reforzada: reglas de interacción con proveedores, registro de reuniones y publicación de aclaraciones.

Contenido y/o medios que convierten

Mensajes, formatos y conversiones

El contenido de una licitación o RFP debe eliminar incertidumbre y priorizar la valoración de entregables. En lugar de prosa extensa, conviene ofrecer matrices, plantillas y anexos estructurados: WBS, catálogos de requisitos, matrices de cumplimiento, listas de verificación y formatos de oferta. La conversión en este contexto es la participación válida con propuestas comparables y completas. Los “hooks” eficaces son claridad, previsibilidad, plazos realistas y criterios de evaluación ponderados que explicitan qué se valora y cómo se verificará.

La prueba social, en contratación, se articula con requisitos de solvencia y referencias de desempeño relevantes. Sin embargo, es importante evitar barreras injustificadas que excluyan a PYMEs o a soluciones innovadoras; se recomiendan lotes, consorcios y subcontratación responsable, integrando además criterios de innovación y sostenibilidad medibles (por ejemplo, reducción de emisiones, eficiencia energética, circularidad). Las variantes A/B se aplican en consultas preliminares y pruebas de concepto: se testean formatos de criterios y anexos para mejorar comprensibilidad sin alterar el principio de igualdad.

Workflow de producción

1. Brief creativo: definición clara del problema a resolver, outcomes esperados, restricciones regulatorias y KPIs de desempeño contractual.
2. Guion modular: estructura de documentación con secciones y anexos reutilizables (técnicos, administrativos, económicos, ESG, seguridad).
3. Grabación/ejecución: elaboración de pliegos, matrices y formatos; coordinación jurídica–técnica y revisión de riesgos de integridad.
4. Edición/optimización: simplificación del lenguaje, estandarización de escalas de evaluación, coherencia entre requisitos y evidencias.
5. QA y versiones: validación cruzada con comités técnicos, control de versiones, checklist legal y publicación con calendario realista.

Formación y empleabilidad

Catálogo orientado a la demanda

• Contratación pública avanzada: marcos legales, estrategias de evaluación, acuerdos marco, sostenibilidad y contratación innovadora.
• Gestión de categorías y TCO: análisis de gasto, ingeniería de valor, economía de ciclo de vida y modelos de riesgo.
• Procurement digital y datos: e-procurement, e-subastas, BI de compras, indicadores y analítica de desempeño de proveedores.
• Gobierno de contratos y performance: SLA/OLA, gestión de cambios, penalidades/incentivos y cierre con lecciones aprendidas.

Metodología

Los programas combinan módulos conceptuales y talleres prácticos con documentación real anonimizada, simulaciones de comités evaluadores, ejercicios de redacción de criterios y matrices de valoración, y uso de herramientas de datos para segmentar gasto, evaluar riesgos y proyectar TCO. La evaluación se basa en casos prácticos, rúbricas objetivas y defensa de propuestas. El feedback es continuo y alineado a KPIs: reducción de tiempos de ciclo, mejora de la participación válida, cumplimiento del presupuesto y aumento de satisfacción de usuarios internos.

Modalidades

• Presencial/online/híbrida: contenidos modulares con sesiones sincrónicas y asincrónicas, según disponibilidad.
• Grupos/tutorías: cohortes con tutorías por proyecto, revisión de plantillas y mentoría en casos reales.
• Calendarios e incorporación: convocatorias trimestrales, incorporación flexible y evaluación por hitos prácticos.

Procesos operativos y estándares de calidad

De la solicitud a la ejecución

1. Diagnóstico: identificación precisa del problema, due diligence de procesos actuales, análisis de demanda y modelado de riesgos; definición del caso de negocio con escenarios y sensibilidad de costos.
2. Propuesta: construcción de estrategia de abastecimiento, mapa de actores, lotes y calendario; borradores de especificaciones basadas en desempeño y criterios ponderados con escalas descriptivas.
3. Preproducción: revisión jurídica, compliance e integridad; preparación de anexos (formularios, matrices, declaraciones) y pruebas de mercado no vinculantes.
4. Ejecución: publicación, gestión de aclaraciones, recepción de ofertas, evaluación técnica y económica separada; trazabilidad y actas detalladas.
5. Cierre y mejora continua: adjudicación motivada, formalización con KPIs y cláusulas de desempeño; comité de arranque, seguimiento periódico, auditorías y sistema de lecciones aprendidas.

Control de calidad

• Checklists por servicio: requisitos mínimos de elegibilidad, documentación obligatoria y validaciones cruzadas por categoría.
• Roles y escalado: matrices RACI, comités evaluadores con segregación de funciones y rutas de escalado para controversias.
• Indicadores (conversión, NPS, alcance): participación válida, dispersiones respecto a presupuesto, tiempos de ciclo, NPS de usuarios y proveedores.

Casos y escenarios de aplicación

Infraestructura vial con enfoque de ciclo de vida

Un organismo regional planifica la rehabilitación de 120 km de vía secundaria. El caso de negocio integra análisis de TCO (capex + opex de mantenimiento por 10 años), riesgos geotécnicos y climáticos, y alternativas de materiales. Se estructura el concurso en lotes para promover competencia local, se define un criterio basado en desempeño (IRI, tiempo de disponibilidad, vida útil) y se exige un plan de mantenimiento prefinanciado. Resultado: 37% más de participación válida, desviación de precio media del 9% respecto al estimado, adjudicación con ahorro del 12% sin sacrificar calidad, y reducción de interrupciones en un 28% durante los dos primeros años.

Servicios gestionados de TI en administración pública

Se migra el soporte de aplicaciones críticas a un servicio gestionado. El pliego prioriza SLA/OLA, seguridad normativa y continuidad. Se establecen indicadores de desempeño y un esquema de penalidades e incentivos. Para evitar lock-in, se exigen entregables de conocimiento y automatización estándar. Resultado: transición en 90 días, disponibilidad mensual >99,8%, reducción de tickets recurrentes del 22% y NPS de usuarios +10 puntos en el primer semestre, con auditorías de seguridad sin hallazgos críticos.

Adquisición de tecnología sanitaria con criterios ESG

Se adquieren equipos sanitarios, introduciendo criterios de eficiencia energética, mantenibilidad, reutilización y reciclaje. Se aplica análisis de economía circular y TCO, más pruebas de interoperabilidad. Resultado: ganancia de 15% en eficiencia energética proyectada, contratos de mantenimiento optimizados con reducción del 18% en costo a 5 años, y cumplimiento ESG con verificación documental y técnica. Participación de PYMEs en consorcio: +40% frente a anteriores convocatorias.

Guías paso a paso y plantillas

Guía para definir criterios de evaluación ponderados

• Mapa de objetivos: traducir outcomes del proyecto a criterios medibles (funcionalidad, desempeño, riesgo, sostenibilidad y precio).
• Escalas y evidencias: redactar escalas descriptivas con anclajes, evidencias verificables y pesos porcentuales coherentes con el valor.
• Prueba en seco: simular la evaluación con ofertas ficticias para detectar ambigüedades, redundancias y pesos desalineados.

Guía de riesgos y mitigaciones en contratación

• Identificación: matriz de riesgos operativos, legales, financieros, tecnológicos, de mercado y reputacionales, con probabilidad e impacto.
• Mitigación: cláusulas contractuales, garantías, retenciones, seguros, hitos y pruebas de aceptación; planes de continuidad y multas.
• Monitoreo: revisión periódica, gatillos de escalado, auditorías de terceros y panel de control con indicadores tempranos.

Checklist de expediente de licitación

• Documentación base: memoria técnica, WBS, cronograma, presupuesto, análisis TCO, criterios ESG, matriz de riesgos.
• Marco legal y compliance: referencias normativas, criterios de elegibilidad, declaraciones, prevención de conflictos de interés.
• Gobernanza y comunicación: calendario, foro de preguntas, control de versiones, actas y responsables con RACI.

Recursos internos y externos (sin enlaces)

Recursos internos

• Catálogos/guías/plantillas: WBS, matrices de evaluación, formatos de oferta, anexos ESG, plan de riesgos y matrices RACI.
• Estándares de marca y guiones: manual de redacción de pliegos, escalas descriptivas y criterios de desempeño predefinidos.
• Comunidad/bolsa de trabajo: red de especialistas en compras, PMO, legal, calidad y riesgos para apoyo en picos de demanda.

Recursos externos de referencia

• Buenas prácticas y manuales: guías de contratación basada en valor, economía de ciclo de vida y sostenibilidad aplicada.
• Normativas/criterios técnicos: marcos legales de contratación pública, directivas internacionales, estándares ISO de calidad y riesgos.
• Indicadores de evaluación: catálogos de KPIs de desempeño contractual, SLA/OLA, disponibilidad y satisfacción de usuarios.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se demuestra la viabilidad de un proyecto antes de licitar o contratar?

La viabilidad se acredita con un expediente robusto: caso de negocio con escenarios y sensibilidad, WBS y cronograma realistas, análisis TCO y plan de mantenimiento, matriz de riesgos con mitigaciones, estrategia de abastecimiento, revisión jurídica de requisitos, y criterios de evaluación “auditables” alineados a resultados. Complementan el expediente un sondeo de mercado (RFI), benchmarking de precios y un borrador de pliegos revisado por un comité multidisciplinar. La trazabilidad de decisiones y la documentación de supuestos reducen incertidumbre y evitan cambios costosos.

¿Qué diferencia clave hay entre contratación pública y privada en la fase previa?

La contratación pública se rige por principios estrictos de concurrencia, transparencia e igualdad de trato, con procedimientos y plazos tasados. La fase previa incluye consultas preliminares estructuradas, publicación de criterios y soportes, y una gobernanza formal de aclaraciones y adendas. En la contratación privada, existe mayor flexibilidad para negociar y personalizar, pero se recomienda aplicar estándares de integridad, gobernanza y trazabilidad equiparables. En ambos casos, la viabilidad exige análisis de mercado, criterios de evaluación objetivos, control de riesgos y una documentación que priorice desempeño y ciclo de vida.

¿Cómo equilibrar precio y calidad sin perder competencia efectiva?

El equilibrio se logra diseñando criterios ponderados basados en valor: desempeño técnico medible, robustez operativa, sostenibilidad y servicio posventa, junto al precio evaluado como TCO. Las escalas deben describir niveles de cumplimiento con anclajes verificables y pesos proporcionales al impacto. Para garantizar competencia efectiva, conviene segmentar en lotes, permitir equivalencias técnicas y facilitar participación de PYMEs mediante consorcios o subcontratación responsable. El resultado es una curva de precios más ajustada, menor dispersión y mayor correlación entre puntuación técnica y costo total.

¿Qué KPIs son imprescindibles para gobernar la ejecución contractual?

Los KPIs críticos incluyen: OTD (entregas a tiempo), tasa de cumplimiento de SLA/OLA, calidad (no conformidades por millón o por hito), variaciones de costo y tiempo, TCO observado frente al estimado, NPS de usuarios, índice de incidencias críticas, tiempo medio de resolución, ratio de cambios aprobados vs. solicitados y nivel de riesgo residual. Complementan el cuadro de mando auditorías de cumplimiento, controles de integridad, encuestas de satisfacción semestrales y reuniones de performance con planes de mejora.

Conclusión y llamada a la acción

Asegurar la viabilidad antes de licitar o contratar transforma los resultados: reduce los tiempos de ciclo, mejora la participación válida y alinea adjudicaciones con desempeño real. Un enfoque basado en evidencia —TCO, riesgos, criterios ponderados, gobernanza y KPIs— eleva las probabilidades de éxito y refuerza la integridad y la transparencia. El siguiente paso consiste en operacionalizar plantillas y checklists, estandarizar el proceso y medir el impacto trimestralmente para ajustar la estrategia de forma iterativa. Con disciplina metodológica, la contratación pública y privada puede entregar valor sostenido y verificable.

Glosario

TCO (Total Cost of Ownership)

Coste total de propiedad a lo largo del ciclo de vida, incluyendo compra, operación, mantenimiento, formación y disposición.

VFM (Value for Money)

Relación entre calidad y costo que maximiza el valor para la organización, evaluado con criterios objetivos y medibles.

RFI/RFP

Request for Information/Request for Proposal; instrumentos para sondeo de mercado y para solicitar ofertas formales, respectivamente.

SLA/OLA

Acuerdos de nivel de servicio y de nivel operativo; definen compromisos de desempeño y tiempos de respuesta/solución.